안녕하세요, 우모(Umoh)입니다. 날이 점점 따뜻해지고 있는 2월이네요! 아직은 조금 쌀쌀하지만, 봄이 다가오는 것이 부쩍 실감납니다. 🌱
완연한 봄인 4월부터는 오프라인 행사와 이벤트가 본격적인 성수기를 맞이하는데요. 지금부터 이벤트 준비에 한창이실 담당자 분들이 많을 거예요. (일찍이 행사를 준비하시는 담당자 분들은 누구보다 빠르게 우모 도입 문의를 남겨주시고 있어요 ✨)
다만 혼자 또는 처음 이벤트를 준비하신다면, 어디서부터 어떻게 준비해야 할지 너무 막막하실 텐데요. 이번 글에서는 지난 [스타트업 사람들 : 우리가 네트워킹과 커뮤니티에 힘쓰는 이유] 행사를 성공적으로 마친 경험을 바탕으로, 오프라인 이벤트를 준비할 때 어떤 것부터 체크해야 하는지 알려드릴게요.
⭐️ 이번 글을 끝까지 읽어보신 분들께는 상시 관리할 수 있는 체크리스트 파일도 제공해 드릴 예정이니, 이번 글은 꼭 끝까지 읽어주세요!
네트워킹 이벤트 준비 체크리스트
아래 질문들에 대해 모두 ‘네'라고 답할 수 있어야 해요.
✅ 행사 종류와 주제를 기획하셨나요?
✅ 대략적인 참가 인원 규모를 정했나요?
✅ 이벤트 장소 섭외를 마쳤나요?
✅ 행사 세부 프로그램을 기획했나요?
✅ 행사의 KPI를 설정했나요?
✅ 참가 인원에게 리마인드 연락을 돌렸나요?
✅ 행사 리허설을 진행했나요?
지금부터 위 질문들에 대한 대답으로 ‘YES’가 나와야 하는 이유에 대해 설명해 드릴게요.
1️⃣ 행사 종류와 주제를 기획하셨나요?
행사의 종류와 주제를 기획하는 것은 기본 중의 기본입니다. 행사 종류에 따라 세부 프로그램이 결정되고, 주제에 따라 모객할 대상부터 날짜, 장소 등 모든 사항이 결정되기 때문이죠.
💡 스타트업 씬의 네트워킹 행사로는 세미나, 컨퍼런스, 패널 토크, 네트워킹 파티, 데모데이 등이 있어요.
2️⃣ 대략적인 참가 인원 규모를 정했나요?
행사의 종류와 주제를 기획했다면, 참가 인원 규모를 대략적으로라도 산정해야 해요. 예상 참가 인원 수에 따라 대관할 장소와 KPI가 달라집니다. 케이터링 및 경품 예산, 행사 세부 준비 항목도 달라질 수 있기 때문에, 예상 참가 인원을 꼭 미리 설정해 두세요.
3️⃣ 이벤트 장소 섭외를 마쳤나요?
이벤트 장소 섭외는 행사 준비에 있어 가장 중요합니다. 행사 장소 섭외가 완료되지 않는다면 이벤트 진행 자체가 어려워요. 행사 주제와 인원 수를 고려해 장소를 섭외해 보세요.
💡 구체적인 장소 선정이 어렵다면 우모 팀의 대관 장소 추천 리스트를 확인해 보세요!
4️⃣ 행사 세부 프로그램을 기획했나요?
행사의 큰 틀에 대한 기획을 마쳤다면, 이제부터는 행사 세부 내용에 대한 기획을 진행해야 해요. 1) 연사 섭외, 2) 행사 홍보물 기획 및 디자인, 3) 경품 이벤트, 4) 케이터링 등에 대한 준비를 완료했는지 지속적으로 점검해 보세요.
💡 세부 프로그램에 대한 보다 자세한 점검 사항은 체크리스트 파일로 준비해 두었어요. 파일을 받아보고 싶으신 분들이라면 체크리스트 다운로드를 신청해 주세요!
5️⃣ 행사의 KPI를 설정했나요?
행사의 KPI 지정 역시 중요한 준비 항목 중 하나입니다. 행사의 방향성과 성과에 대해 보다 명확한 로드맵을 가지고 더 완성도 있는 행사를 준비할 수 있기 때문이죠. 1) 모객 목표, 2) 노쇼율, 3) NPS 결과 등에서 KPI를 설정하고 행사를 준비해 보세요.
6️⃣ 참가 인원에게 리마인드 연락을 돌렸나요?
일정 규모 이상의 참가 인원을 확보했더라도 행사 시작 전까지 마냥 안심하기에는 이릅니다. ‘노쇼’ 문제를 간과할 수 없기 때문이죠. 이를 최소화하기 위해 참가 신청을 마친 분들께 다시 한 번 연락을 돌리는 것이 좋습니다. (‘행사를 잊고 있었는데 다시 연락 주셔서 생각 났다. 감사하다’는 인사를 많이 들을 수 있을 거예요. 🤣)
💡 우모 팀의 경험 상 전화를 드리는 것이 가장 효과적이었어요. 통화 한 건당 시간이 오래 걸리지 않으니, 전화로 리마인드 연락을 드려보는 것을 추천합니다.
7️⃣ 행사 리허설을 진행했나요?
행사 시작 전 정말 마지막으로 해야 할 일이 하나 더 있습니다. 바로 ‘행사 리허설’인데요. 행사 진행 하루 전 또는 당일 행사 장소에 미리 방문해서 장소 컨디션이나 온도 등을 꼭 체크하고, 타임라인에 맞추어 리허설을 꼭 진행해 보세요. 보다 매끄러운 진행과 예기치 못한 상황에 대해 발빠르게 대응하기 위해 꼭 필요한 과정이랍니다.
📋 체크리스트 파일도 받아보세요
이제 멋진 행사를 진행할 일만 남았어요! 언제 어디서나 열어볼 수 있는 체크리스트 파일도 드릴게요. 위 7가지 질문을 기반으로 하나부터 열까지 빠짐없이 행사를 준비할 수 있는 올인원 체크리스트 파일이랍니다. 보다 완벽한 행사를 만들고 싶다면 아래 링크를 통해 파일 다운로드 신청을 접수해 주세요!
작년과 올해에 걸쳐서 우모 팀은 40개 이상의 고객사 행사를 성공적으로 운영한 경험이 있답니다. 네트워킹 이벤트 성과를 2배, 5배, 또는 이상으로 개선하고 싶나요? 우모와 함께 여러분의 목표를 현실로 만들어 보세요. 사람들의 기억 속에 오래도록 남는 이벤트, 우모와 함께 만들어갈 수 있습니다.
