'진짜 성과'가 나오는 행사 기획 전략 5가지
"이번 행사, 제대로 성과가 나올까?"
리드(잠재 고객), 전환율, KPI(성과 지표)...
단어부터 낯설고, 어디서부터 준비해야 할지도 막막할 수 있어요.
하지만 걱정 마세요.
오늘 이 글에서 소개할 단 5가지 데이터 포인트만 잘 챙기셔도,
다음 행사에서 “오~ 이번엔 달랐어!”라는 피드백을 받을 수 있습니다.
이 글은 마케팅팀이나 행사 기획자가 B2B 행사(기업 대상 이벤트)를 통해
진짜 ‘성과’를 만들 수 있도록 도와주는 체크리스트이자 가이드입니다.
1. 이 행사를 통해 이루고 싶은 목표, ‘정확히’ 정하기
많은 분들이 행사 목표를 이렇게 잡습니다:
“좋은 기업들 많이 오게 하자”
“관심 있는 사람들이랑 이야기 나누게 하자”
하지만 너무 추상적이죠.
이벤트는 성과를 만드는 도구인 만큼,
숫자와 행동 기준이 있는 목표를 세우는 것이 중요합니다.
예시 목표 (좋은 목표란 이런 것!)
- “직원 수 10명 이상, 연 매출 10억 이상인 기업의 실무 담당자와 10건 이상의 상담 미팅 진행”
- “현장 참여자 100명 중 30명 이상이 우리 서비스 데모 요청”
- “전시 제품에 대한 피드백을 50건 수집해서 제품 개선에 활용”
실제 To-Do
- 내부에서 꼭 논의하세요: 이 행사 결과로 누가 뭘 얻게 될까?
- 행사 담당자뿐만 아니라, 세일즈팀/운영팀/대표와도 미리 조율해서 '기대치'를 맞춰야 합니다.
- "누구와, 어떤 대화를 나누고 싶은지"를 먼저 상상해보세요. 목표가 선명해집니다.
2. 오고 싶은 사람이 아니라, ‘오면 좋은 사람’을 먼저 정리하세요
B2B 행사의 핵심은 타겟 설정입니다.
모든 사람에게 열려 있는 이벤트는 기억에 남지 않습니다.
오면 가장 좋은 사람을 먼저 정의하고, 그에 맞는 사람들을 불러야 합니다.
예시 타겟 설정
- 산업군: 이커머스 솔루션을 운영하는 팀
- 직무: 마케팅 리더, CRM 운영 담당자
- 기업 규모: 연 매출 10억~50억 사이
- 상황: 최근 온라인 캠페인 성과에 문제를 느끼고 있는 팀
실제 To-Do
- 기존 고객 DB를 분석해 공통점 도출하기
- NICE API(우모에 탑재된 기업 정보 자동 필터링 기능)로 유사 기업 리스트 생성
- 내부 미팅에서 “이런 사람 꼭 왔으면 한다”는 인물 5명만 뽑아보세요. 타겟이 명확해집니다.
3. 초대할 사람 목록, 최소 ‘목표 인원수의 10배’로 준비하세요
10명이 우리 부스를 방문해야 한다면,
최소 100명 이상에게는 초대장이 가야 합니다.
왜냐고요?
노쇼(불참자), 일정 충돌, 회신 없음 등 변수가 너무 많기 때문입니다.
실제 To-Do
- 초대장 발송 대상자 리스트 만들기
- 전환률 가정해서 몇 명에게 연락해야 할지 계산하기
- DB 없는 경우: 우모 기업 검색 기능 + 이메일/문자/카톡 연동하여 초대 발송
실전 계산 예시
목표: 10건 이상 유의미한 미팅
미팅 전환율: 10%
참석 전환율: 50%
초대장 대상자 수: 10 ÷ 0.1 ÷ 0.5 = 최소 200명 이상에게 발송 필요
4. 연락은 한 번으로 끝내지 마세요. ‘3단계 시나리오’를 만들어야 합니다
초대 메일 한 번 보내고 기다리는 시대는 끝났습니다.
요즘 바쁜 사람들, 3번은 봐야 기억합니다.
실제 To-Do
- D-14: 첫 번째 초대장
- D-7: 추천 세션 & 미팅 안내
- D-3: 일정 확정 리마인드
- D-1: 장소/QR/시간 최종 안내
우모 활용 팁
- 우모의 자동 발송 기능으로 문자/카카오톡/이메일 모두 자동화 가능
- 읽지 않은 사람만 골라서 2차 발송도 가능
5. 현장에서 누구를 만나도 ‘기록’되지 않으면, 아무 의미 없습니다
현장에서 만난 소중한 인연들,
막상 행사 끝나면 “이 분, 어떤 얘기했더라?” 기억도 안 나죠.
그래서 현장에서 바로 기록할 수 있는 시스템이 중요합니다.
실제 To-Do
- 스탭별로 응대할 타겟 정하기 (VIP 응대 전략 수립)
- 명찰에 QR코드 넣어서, 누가 누구인지 바로 스캔 가능하게 만들기
- 상담이 끝나면 5분 안에 간단한 상담일지를 앱이나 웹에 작성
우모 사용 시 장점
- QR로 명찰 찍으면 기업 정보 자동 연동 (NICE API)
- 상담일지 작성 → 이후 성과 설문까지 자동 연결
- 보고서 작성도 우모에서 자동화 가능 (양식 맞춤 제공)
마무리하며
B2B 행사는 결국 ‘좋은 만남’이 얼마나 많았는지가 성과를 결정합니다.
좋은 만남을 만들기 위해서는 데이터 기반의 전략 + 세심한 준비 + 자동화 도구가 필수입니다.
그리고 이 모든 것을 한 곳에서 할 수 있게 도와주는 것이
바로 우모입니다.
✔️ 타겟 리스트 만들기
✔️ 초대장 보내기
✔️ 명찰 제작
✔️ 현장 미팅 관리
✔️ 상담일지 자동화
✔️ 보고서까지 정리
이 글이 다음 행사 준비에 도움이 되었기를 바랍니다.
우모가 어떻게 도와줄 수 있을지 궁금하다면 언제든지 문의 주세요!